akta-pracownicze

Kadry i Płace

Akta pracownicze- przechowywanie

Jesteś przedsiębiorcą zatrudniającym co najmniej jednego pracownika? Obowiązują Cię przepisy nakazujące prowadzenie akt osobowych i ich przechowywanie w odpowiednich warunkach przez określony czas. Do tej pory okres przechowywania wynosił 50 lat od momentu zakończenia stosunku pracy. Przechowywanie akt pracowniczych i dokumentów płacowych przez tak długi okres było dosyć kłopotliwe. Obciążało także finansowo, ponieważ aktom w formie papierowej trzeba było zapewnić odpowiednie warunki. Za ich niedotrzymanie mogły być nałożone kary nawet do 30 tys. zł. Dokładne zasady dotyczące przechowywania dokumentacji pracowniczej znajdziemy w rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 roku w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. z 1996 r. nr 62 poz. 286 ze zm.).

Akta pracownicze- nowe przepisy

1 stycznia 2019 r. w życie weszły przepisy skracające okres przechowywania akt pracowniczych w formie papierowej do 10 lat. Skrócenie okresu przechowywania akt wynikło z obowiązku pracodawcy przekazywania do ZUS kompletu informacji potrzebnych do przyznania świadczeń z ubezpieczenia społecznego (renty, emerytury). Nowe przepisy dotyczą  już akt pracowników, którzy zaczęli podlegać ubezpieczeniom społecznym od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 roku. W tym przypadku pracodawca może wybrać, czy chce skrócić okres przechowywania, czy pozostać przy okresie 50-letnim. W przypadku wyboru nowej opcji obowiązkiem pracodawcy jest wysłanie do ZUS-u raportu informacyjnego. Musi on zawierać dane, które będą potrzebne do ustalenia wysokości przyszłych świadczeń emerytalnych czy rentowych. Były pracownik otrzyma zaś informację o skróceniu przechowywania jego akt i będzie miał możliwość ich odebrania.

Elektroniczna teczka pracownicza

Obligatoryjnym obowiązkiem 10-letniego przechowywania akt osobowych objęci są pracownicy zatrudnieni po 1 stycznia 2019 r. Ustawodawca umożliwia także pracodawcom prowadzenie tych akt w  formie elektronicznej. Mają one taką sama moc prawną jak ich papierowe odpowiedniki, natomiast koszt ich  przechowywania jest niewspółmiernie niższy. Elektroniczne akta mogą być generowane bezpośrednio w systemach teleinformatycznych. Pracodawca może także wprowadzić do dokumentacji elektronicznej skany czy kopie istniejących już dokumentów papierowych.